Funzionamento dei nuovi permessi di creazione

La configurazione avviene nell’area Utenti e team: chi può modificare i permessi accede al profilo del singolo utente o del team e definisce, per ciascun oggetto, se il permesso di creazione è attivo o no. Al rilascio iniziale, HubSpot imposta automaticamente il permesso di creazione su "attivo" per ogni oggetto dove l’utente aveva già il permesso di modifica, per non interrompere i processi in corso; da quel momento, l’amministratore può affinare i profili disattivando la creazione dove opportuno.

Ambito di applicazione e esclusioni

Il permesso di creazione controlla le azioni degli utenti ma non blocca creazioni originate da processi automatici o integrazioni. Non sono inclusi: flussi di lavoro; invii dei moduli; conversazioni in Inbox; tracciamento/registrazione email; import da Salesforce (aziende); associazioni automatiche di aziende; estensione HubSpot Sales per Chrome (deal); sincronizzazione con Salesforce per gli oggetti personalizzati; invii di moduli che contengono valori unici per la proprietà di visualizzazione primaria degli oggetti personalizzati.

In questi casi la creazione può avvenire indipendentemente dai permessi di creazione dell’utente, perché è il sistema o un’integrazione a generare il record.

Impatto sui diversi hub

Marketing Hub è coinvolto perché i contatti nascono spesso da moduli e interazioni: i nuovi permessi aumentano il controllo sull’operatività manuale del team, lasciando invariata la generazione automatica da fonti di acquisizione.

Sales Hub beneficia nel ridurre la creazione di deal non standard o fuori processo, mentre l’estensione Chrome continua a poter creare deal in modo automatico quando previsto.

Service Hub può ridurre la creazione manuale di ticket ridondanti, mantenendo attivo l’apporto dei canali conversazionali.

Operations Hub ottiene una governance più granulare sui ruoli, mentre automazioni e integrazioni continuano a funzionare come impostato. Il CMS non è direttamente interessato, se non per effetti indiretti sulla qualità dei dati che alimentano personalizzazioni e contenuti dinamici.

Cambiamenti organizzativi per i team

Per i team operativi il cambiamento è organizzativo: si separano responsabilità e processi tra chi modifica e chi crea. In molte aziende la creazione di nuovi record viene limitata a ruoli di coordinamento (amministratori di sistema, data steward, team leader) o a punti di processo predefiniti, riducendo la frammentazione e migliorando allineamento su convenzioni di naming, proprietà minime obbligatorie e regole di deduplicazione.

Ne deriva una base dati più affidabile per segmentazioni, punteggi di lead, pipeline di vendita e SLA di assistenza.

Benefici per l’azienda

Meno record creati manualmente in modo non controllato significano meno duplicati e meno incompletezze, con impatto immediato su qualità dei report ed efficienza delle campagne. La separazione dei permessi aiuta a standardizzare il processo di creazione (ad esempio tramite moduli o procedure interne), riducendo tempi di correzione e sforzi di pulizia periodica.

La chiarezza dei ruoli migliora la responsabilità interna: chi può creare segue checklist o linee guida, mentre chi modifica si concentra sull’aggiornamento e l’arricchimento dei dati.

Adozione pratica dei nuovi permessi

Due scelte operative accelerano l’adozione: definire una matrice ruoli-oggetti (per profili come SDR, Account Executive, Customer Success, Marketing Specialist, Admin) che stabilisca se la creazione è concessa per contatti, aziende, deal, ticket e oggetti personalizzati; introdurre un canale o una procedura per richiedere la creazione di record quando serve, così chi non ha il permesso può attivare il flusso corretto (modulo interno, vista dedicata, coda di approvazione).

In questo modo si preserva la velocità operativa senza rinunciare alla coerenza.

Riepilogo delle esclusioni e passo immediato per gli amministratori

Riepilogo sintetico delle esclusioni dal controllo del permesso di creazione: flussi di lavoro; invii moduli; conversazioni in Inbox; tracciamento/registrazione email; import da Salesforce (aziende); associazioni automatiche aziende; estensione HubSpot Sales per Chrome (deal); sincronizzazione Salesforce per oggetti personalizzati; moduli con valori unici nella proprietà di visualizzazione primaria per oggetti personalizzati.

Dato l’automatismo iniziale che attiva il permesso di creazione dove esisteva già il permesso di modifica, il passo immediato per gli amministratori è una revisione dei profili, partendo da utenti o team che più spesso generano duplicati o record non conformi, per ridisegnare le abilitazioni. Con una calibrazione attenta, i nuovi permessi offrono più controllo senza appesantire l’esperienza utente, mantenendo disponibili le attività di aggiornamento e i canali automatizzati di creazione, per un CRM più pulito e processi più prevedibili lungo il ciclo di vita del cliente.

• Posso consentire la modifica ma bloccare la creazione dei deal per alcuni venditori?
  Sì. Nei permessi utente in Utenti e team puoi disattivare la creazione di deal lasciando attiva la modifica.
• I moduli continuano a creare contatti anche se un utente non ha il permesso di creazione?
  Sì. La creazione da invio modulo non è controllata dal permesso di creazione dell’utente.
• Questa novità vale anche per gli oggetti personalizzati?
  Sì. Esiste un permesso di creazione anche per gli oggetti personalizzati, separato dalla modifica.
• Cosa succede al rilascio per gli utenti che già possono modificare?
  Il permesso di creazione risulta inizialmente attivo per gli oggetti dove l’utente ha il permesso di modifica.
• L’estensione HubSpot Sales per Chrome può ancora creare deal?
  Sì. La creazione tramite estensione non è inclusa nel controllo del permesso di creazione.