Che cosa è stato introdotto: Copia automatica dei workflow in un altro account HubSpot
La funzione Copy Workflows to Another HubSpot Account consente alle aziende di migrare facilmente processi e automazioni tra account HubSpot diversi. Introducendo questa novità, HubSpot risolve una delle principali criticità delle organizzazioni che gestiscono più portali o che devono scalare rapidamente le proprie automazioni.
Da sempre la duplicazione manuale di workflow comportava errori, margini di interpretazione e consumava tempo prezioso alle Operations e ai responsabili marketing/sales. Con questa nuova feature, il processo è guidato da una semplice interfaccia drag-and-drop, grazie alla quale è possibile selezionare, esportare e importare workflow completi, incluse le logiche condizionali, i trigger e i relativi asset collegati.
HubSpot collega questo aggiornamento a esigenze cruciali di:
- Multi-portale management (CRM/Automation)
- Riduzione dei tempi operativi
- Maggior affidabilità nella standardizzazione dei processi, critico per governance, compliance e audit trail nei settori regolati.
Chi viene impattato maggiormente:
- IT manager e Operations che devono scalare rapidamente infrastrutture e processi.
- Marketing manager impegnati nel roll-out su nuovi mercati o brand/franchising.
- Project Manager che supervisionano onboarding multipli.
La nuova funzione si inserisce nel trend crescente di automazione e AI applicata, permettendo alle aziende di mantenere velocità, controllo e coerenza nella gestione delle operations digitali, abbattendo tempi e debito tecnico.
Vantaggi per team marketing, sales e IT.
La funzione di copia workflow tra account HubSpot rivoluziona la gestione dei processi aziendali, rendendo la migrazione e l’espansione multi-portale più efficiente. Per i Marketing Manager permette di standardizzare campagne e automazioni in nuovi mercati o business unit, riducendo errori di setup e accelerando il go-live. I Sales Manager possono replicare pipeline collaudate in diversi team, mantenendo la coerenza delle strategie di nurture e scoring. Chi si occupa di CRM Operations e IT apprezza l’automazione dei trasferimenti, riducendo il debito tecnico e i rischi di errori manuali.
- Riduzione drastica dei tempi di duplicazione processi
- Mantenimento delle condizioni logiche e dei trigger originali (verificare dettagli di compatibilità)
- Maggiore scalabilità per organizzazioni distribuite
Contro:
- Potenziali limitazioni su asset associati (liste, mail, proprietà custom)
- Necessità di controlli di compliance e mapping sui dati
- Funzionalità disponibile solo per utenti con determinati permessi
| Metodo | Tempo medio | Rischio di errore |
|---|---|---|
| Manuale | 3h per 10 workflow | Alto |
| Funzione Copy | 20 minuti | Basso |
Casi pratici:
- Gruppo retail che apre una nuova filiale digitale e duplica tutte le automazioni base in 3 clic.
- Agenzia che trasferisce i modelli per lead scoring ottimizzato ai clienti senza dover ricreare ogni workflow.
Rispetto alle alternative manuali, la nuova funzione offre ai PM e IT manager maggiore governance. I process owner possono controllare più facilmente errori e incongruenze post-migrazione, mentre la documentazione è sempre tracciabile su entrambi gli account.
Raccomandazioni operative.
Per adottare la funzione in modo efficace:
- Definire policy interne per la gestione dei permessi e delle responsabilità fra i team.
- Creare checklist di validazione post copia: verificare proprietà custom, asset associati, logiche IF/THEN, e notifiche via email.
- Mappare i campi tra origini e destinazioni per evitare incongruenze.
- Fornire formazione mirata agli amministratori e ai power user sul flusso di lavoro e sui controlli di compliance.
- Monitorare le metriche KPI: % workflow funzionanti dopo la copia, riduzione dei tempi di onboarding, errori segnalati nei primi 30 giorni, numero di revisioni necessarie.
Aspetti di governance:
- Documentare ogni trasferimento per audit trail
- Definire un responsabile validazione degli asset post copia
- Includere la funzione nel risk assessment dei sistemi informativi
Mini FAQ
- Tutti i tipi di workflow possono essere copiati?
Attualmente vi sono restrizioni su certi trigger e asset; consultare le release note ufficiali. - I permessi utente vengono trasferiti automaticamente?
No, è necessaria una mappatura manuale dei permessi per ogni account. - È possibile programmare copie ricorrenti?
Attualmente la funzione prevede copie on demand; per automazioni programmabili verificare futuri aggiornamenti. - Quali dati NON vengono copiati?
Le liste statiche, proprietà custom e integrazioni esterne devono essere ricreate o riallineate. - Dove trovo aggiornamenti sulle compatibilità?
Vedi note ufficiali HubSpot per dettagli e roadmap recenti.