HubSpot permette di proteggere contenuti digitali — pagine web, articoli di blog, knowledge base e customer portal — limitandone l'accesso a specifici contatti attraverso un sistema di membership basato su gruppi di accesso. La funzionalità è disponibile per gli account Content Hub Professional o Enterprise (per pagine e blog) e Service Hub Professional o Enterprise (per knowledge base e customer portal). Non è inclusa nei piani CMS Hub legacy: chi ha ancora quella sottoscrizione deve migrare a Content Hub per accedere a questa funzione.
Il meccanismo è semplice nei principi ma preciso nei dettagli operativi. I contatti vengono organizzati in "access group": chi appartiene a un gruppo riceve l'accesso ai contenuti protetti associati a quel gruppo. Al momento dell'associazione tra un contenuto e un gruppo, HubSpot invia automaticamente una email di registrazione ai contatti interessati, fino a un massimo di 25.000 invii per evento. I contatti che hanno già ricevuto una registrazione precedente non ricevono comunicazioni aggiuntive.
La distinzione tra gruppi statici e dinamici è il primo elemento che l'amministratore deve comprendere prima di configurare la struttura di accesso. Un gruppo statico si popola manualmente: si aggiungono singoli contatti o liste statiche dall'area Content > Memberships, con una procedura che richiede pochi passaggi. La gestione è diretta ma richiede aggiornamenti manuali ogni volta che il perimetro di accesso cambia.
Un gruppo dinamico si basa invece su filtri che HubSpot applica automaticamente ai contatti del CRM. La logica è la stessa delle liste attive: si definiscono i criteri (ad esempio, tutti i contatti con lifecycle stage "Customer" o con un determinato tag di settore) e il gruppo si aggiorna in automatico. Questa modalità è molto più efficiente per scenari in cui la base di contatti autorizzati cambia frequentemente, o per aziende con volumi elevati. Gli account Professional possono creare fino a due gruppi di accesso; gli account Enterprise arrivano fino a cento.
Una volta creati i gruppi, il passaggio successivo è collegare ciascun contenuto ai gruppi autorizzati. Per le pagine web e le landing page, l'impostazione si trova direttamente nell'editor di pagina, nella sezione Settings > Audience Access. Per gli articoli di blog, la configurazione è centralizzata nelle impostazioni del blog (Settings > Content > Blog), dove si seleziona il blog e poi l'opzione "Access group membership required". Per la knowledge base, si accede all'editor del singolo articolo; per il customer portal, la sezione è in Service > Customer Portal > Advanced > Access.
Ogni contenuto protetto genera un'email di registrazione verso i membri del gruppo associato nel momento in cui viene pubblicato o aggiornato con restrizioni di accesso. Le email partono dal dominio di invio configurato nell'account, oppure dal dominio su cui è pubblicato il contenuto se non è stato configurato un dominio email dedicato. Vale la pena ricordare che la protezione funziona solo su sottodomini connessi e di proprietà dell'azienda: i contenuti pubblicati su sottodomini HubSpot predefiniti (hs-sites.com) non supportano il sistema di membership.
Il contenuto privato viene automaticamente escluso dall'indicizzazione dei motori di ricerca tramite tag no-index, ma i crawler possono comunque raggiungere gli URL. Chi ha esigenze di riservatezza più stringenti deve configurare esplicitamente il file robots.txt per disallowire la scansione degli URL protetti. I dati sensibili non vengono cifrati: la protezione è di tipo accesso/autenticazione, non crittografia.
Le password di accesso generate per i contatti registrati devono rispettare criteri di complessità precisi: almeno otto caratteri con tre tipologie di caratteri differenti, oppure dieci con due tipologie, oppure dodici caratteri senza altri requisiti. Non è possibile visualizzare la password di un contatto dall'interfaccia HubSpot: vengono conservate in modo sicuro sui server, ma non sono recuperabili da nessun utente interno.
La sezione Analyze in Content > Memberships permette di esportare i dati di membership come report, con la possibilità di salvarli in una dashboard dedicata e scaricare i dati in formato CSV per analisi esterne. Per chi gestisce portali clienti o aree riservate a distributori e partner, questa funzione è utile per monitorare l'uso effettivo dei contenuti protetti nel tempo.
Posso usare questa funzione con un piano Starter HubSpot?
No. La membership su contenuti richiede almeno Content Hub Professional per pagine e blog, o Service Hub Professional per knowledge base e customer portal.
Quanti gruppi di accesso posso creare?
Due con un piano Professional, cento con Enterprise. Il limite vale per entrambi i tipi, statici e dinamici.
Se aggiungo un nuovo contatto a un gruppo esistente, riceve l'email di registrazione?
Solo se non ha già ricevuto una registrazione in precedenza. Un contatto già registrato ha accesso a tutto il contenuto del gruppo senza ulteriori comunicazioni.
Il contenuto privato viene indicizzato da Google?
No: HubSpot applica automaticamente il tag no-index, ma per bloccare anche il crawling devi aggiornare il file robots.txt.
Posso usare liste dinamiche per i gruppi di accesso?
Sì. Con i gruppi dinamici puoi usare i filtri del CRM, con la stessa logica delle liste attive di HubSpot.